Pedoman Administrasi

Perkum No. 16/2025

BAB I - Ketentuan Umum

Pasal 1 Dalam Peraturan Perkumpulan Nahdlatul Ulama ini yang dimaksud dengan:

Pedoman Administrasi adalah kumpulan ketentuan dan aturan administrasi di lingkungan Nahdlatul Ulama sebagai pijakan kerja pengurus di bidang kesekretariatan.
Surat adalah bentuk korespondensi tertulis yang menggunakan kop dan stempel sesuai dengan ketentuan serta dibubuhi dengan tanda tangan yang sah.
Distribusi surat adalah proses pengiriman surat baik secara konvensional melalui jasa pengiriman maupun secara elektronik, baik melalui email, aplikasi digital dan/atau sarana lainnya.
Tanda Tangan Digital adalah kode digital yang dilampirkan pada dokumen elektronik untuk memverifikasi isi dokumen dan identitas pengirim.
Stempel Digital adalah adalah stempel yang dibuat dalam format elektronik untuk menjamin keaslian dan keamanan dokumen digital.
Digdaya merupakan akronim dari Digitalisasi Data dan Pelayanan, adalah sebuah platform digital yang dikembangkan oleh Pengurus Besar Nahdlatul Ulama yang mencakup digitalisasi layanan untuk warga dan/atau pengurus Nahdlatul Ulama.
Digdaya Persuratan adalah platform digital yang dikembangkan oleh Pengurus Besar Nahdlatul Ulama untuk layanan persuratan di lingkungan Nahdlatul Ulama.

BAB II - Jenis Dan Kop Surat

Bagian Kesatu Jenis Surat Pasal 2 Jenis surat yang dikeluarkan oleh Perkumpulan Nahdlatul Ulama adalah: a. surat biasa; dan b. surat khusus

Pasal 3 Surat biasa adalah jenis surat yang dikeluarkan oleh Perkumpulan tanpa kekhususan tertentu, yaitu: a. surat rutin adalah surat biasa yang ditandatangani oleh Ketua Umum/Wakil Ketua Umum/Ketua dan Sekretaris Jenderal/ Wakil Sekretaris Jenderal Pengurus Besar Nahdlatul Ulama; b. surat pengantar adalah surat yang berfungsi sebagai pengantar pengiriman, ditandatangani oleh Ketua Umum/Wakil Ketua Umum/Ketua dan Sekretaris Jenderal/Wakil Sekretaris Jenderal Pengurus Besar Nahdlatul Ulama; c. surat keterangan adalah surat yang berisi keperluan Perkumpulan tentang keberadaan perorangan, program dan lain-lain, ditandatangani oleh Ketua Umum/Wakil Ketua Umum/Ketua dan Sekretaris Jenderal/Wakil Sekretaris Jenderal Pengurus Besar Nahdlatul Ulama;

Pasal 4

(1) Dalam hal surat sebagaimana dimaksud pada Pasal 3 terkait kewenangan Syuriyah, maka surat dapat ditandatangani oleh Rais Aam/Wakil Rais Aam/Rais dan Katib Aam/Katib Pengurus Besar Nahdlatul Ulama.
(2) Dalam keadaan tertentu, surat biasa di tingkat Pengurus Besar Nahdlatul Ulama dapat ditandatangani hanya oleh Ketua Umum setelah dikonsultasikan kepada Rais ‘Aam.

Pasal 5

(1) Surat khusus adalah jenis surat yang dikeluarkan oleh Perkumpulan untuk keperluan khusus, yaitu: a. surat keputusan adalah surat yang dikeluarkan oleh Perkumpulan berdasarkan keputusan rapat atau konferensi yang berkaitan dengan kebijakan Perkumpulan atau pengesahan susunan pengurus atau Perangkat Perkumpulan, ditandatangani oleh Rais ‘Aam, Katib ‘Aam, Ketua Umum dan Sekretaris Jenderal Pengurus Besar Nahdlatul Ulama; b. surat rekomendasi adalah surat Perkumpulan yang memberikan persetujuan terhadap suatu kepentingan, ditandatangani oleh Ketua Umum/Wakil Ketua Umum/ Ketua dan Sekretaris Jenderal/Wakil Sekretaris Jenderal Pengurus Besar Nahdlatul Ulama; c. surat perjanjian adalah surat yang berisi perjanjian antara Perkumpulan dan pihak-pihak lain yang dapat berupa nota kesepahaman yang ditandatangani Ketua Umum dan perjanjian kerja sama yang ditandatangani oleh Ketua Umum atau yang mendapat mandat dari Ketua Umum Pengurus Besar Nahdlatul Ulama; d. surat mandat adalah surat yang memberikan kuasa kepada pihak lain atau perorangan atas nama Perkumpulan untuk melaksanakan tugas-tugas tertentu dengan batas waktu, ditandatangani oleh Ketua Umum/Wakil Ketua Umum/ Ketua dan Sekretaris Jenderal/Wakil Sekretaris Jenderal Pengurus Besar Nahdlatul Ulama;

e. surat tugas adalah surat yang berisi penugasan untuk keperluan tertentu dalam melaksanakan fungsi Perkumpulan, ditandatangani oleh Ketua Umum/Wakil Ketua Umum/Ketua dan Sekretaris Jenderal/Wakil Sekretaris Jenderal Pengurus Besar Nahdlatul Ulama; f. surat pernyataan adalah surat yang berisi pernyataan sikap Perkumpulan terhadap suatu masalah, ditandatangani oleh Ketua Umum/Wakil Ketua Umum/Ketua dan Sekretaris Jenderal/Wakil Sekretaris Jenderal Pengurus Besar Nahdlatul Ulama; g. surat instruksi adalah surat perintah tentang kebijakan Perkumpulan yang harus dilaksanakan, ditandatangani oleh Rais ‘Aam, Katib ‘Aam, Ketua Umum dan Sekretaris Jenderal Pengurus Besar Nahdlatul Ulama; h. surat peringatan adalah surat teguran kepada kepengurusan atau personalia pengurus yang harus ditindaklanjuti atau dilaksanakan, ditandatangani oleh Rais ‘Aam, Katib ‘Aam, Ketua Umum dan Sekretaris Jenderal atau Ketua Umum/ Wakil Ketua Umum/Ketua dan Sekretaris Jenderal/Wakil Sekretaris Jenderal Pengurus Besar Nahdlatul Ulama; i. surat edaran adalah surat yang berisi kebijakan Perkumpulan yang digunakan sebagai himbauan, ditandatangani oleh Rais ‘Aam, Katib ‘Aam, Ketua Umum dan Sekretaris Jenderal Pengurus Besar Nahdlatul Ulama; j. surat pengumuman adalah surat yang berisi informasi resmi Perkumpulan yang perlu disampaikan kepada masyarakat secara luas, ditandatangani oleh Ketua Umum/Wakil Ketua Umum/Ketua dan Sekretaris Jenderal/Wakil Sekretaris Jenderal Pengurus Besar Nahdlatul Ulama;

k. surat usulan Ahlul Halli wal ‘Aqdi adalah surat yang berisi nama-nama calon anggota Ahlul Halli wal ‘Aqdi yang diputuskan dalam Rapat Harian Syuriyah dan ditandatangani oleh Rais dan Katib di tingkat kepengurusan masing-masing; dan l. surat keterangan adalah surat yang berisi informasi atau keterangan resmi Perkumpulan mengenai perseorangan atau perangkat perkumpulan, ditandatangani oleh Ketua Umum/Wakil Ketua Umum/Ketua dan Sekretaris Jenderal/ Wakil Sekretaris Jenderal Pengurus Besar Nahdlatul Ulama.

(2) Surat sebagaimana dimaksud dalam huruf d dan e yang hanya melibatkan fungsionaris pengurus Syuriyah, maka surat ditandatangani oleh Rais Aam/Wakil Rais Aam/Rais dan Katib Aam/Katib Pengurus Besar Nahdlatul Ulama.
(3) Surat sebagaimana dimaksud dalam huruf d dan e yang melibatkan fungsionaris pengurus Syuriyah dan Tanfidziyah, maka surat ditandatangani oleh Rais Aam/Wakil Rais Aam/Rais, Katib Aam/Katib, Ketua Umum/Wakil Ketua Umum/Ketua dan Sekretaris Jenderal/Wakil Sekretaris Jenderal Pengurus Besar Nahdlatul Ulama.
(4) Dalam keadaan tertentu, surat sebagaimana dimaksud dalam huruf g dan i tingkat Pengurus Besar Nahdlatul Ulama dapat ditandatangani hanya oleh Rais Aam.
(5) Dalam keadaan tertentu, surat sebagaimana dimaksud dalam huruf b dan f tingkat Pengurus Besar Nahdlatul Ulama dapat ditandatangani hanya oleh Ketua Umum setelah dikonsultasikan kepada Rais Aam.

Pasal 6 Ketentuan mengenai jenis surat sebagaimana dimaksud Pasal 3 dan 4 berlaku secara mutatis mutandis untuk seluruh tingkat kepengurusan, kecuali Pasal 4 Ayat

(2), Pasal 5 Ayat
(4) dan Pasal 5 Ayat
(5).

Bagian Kedua Kop Surat Pasal 7 Surat resmi menggunakan kertas HVS 80 gram ukuran A4 berwarna putih dengan kop surat.

Pasal 8 Kop surat terdiri dari: a. lambang Nahdlatul Ulama yang tercetak di bagian atas sebelah kiri; b. tulisan pengurus Nahdlatul Ulama sesuai dengan tingkatannya terletak sejajar dengan lambang Nahdlatul Ulama; c. tulisan alamat kantor/sekretariat di bagian atas.

Pasal 9 Untuk Lembaga dan Badan Khusus: a. kop surat tetap menggunakan lambang Nahdlatul Ulama; b. tulisan nama Lembaga dan Badan Khusus diawali dengan tulisan tingkat kepengurusan Nahdlatul Ulama yang membentuknya.

Pasal 10 Ketentuan mengenai kop surat pada Pasal 7 berlaku juga untuk amplop surat kecuali penempatan tulisan pengurus Nahdlatul Ulama dan alamat kantor/sekretariat.

Pasal 11

(1) Khusus untuk kop surat, lambang Nahdlatul Ulama dapat dicetak berwarna hijau dengan latar belakang berwarna putih sesuai dengan warna kertas.
(2) Contoh kop surat dan amplop surat adalah sebagaimana termaktub pada lampiran Peraturan Perkumpulan ini.

BAB III - Format Surat

Bagian Kesatu Pedoman Penulisan Surat Pasal 12

(1) Pedoman penulisan nomor surat, lampiran, perihal, tanggal dan alamat tujuan surat akan diatur lebih lanjut di dalam Peraturan Pengurus Besar Nahdlatul Ulama.
(2) Pedoman penulisan kalimat pembuka, kalimat penutup dan isi surat akan diatur lebih lanjut dalam Peraturan Pengurus Besar Nahdlatul Ulama.

Bagian Kedua Tembusan Surat Pasal 13

(1) Setiap surat yang dikeluarkan oleh pengurus ranting harus memberikan tembusan kepada majelis wakil cabang dan pengurus cabang.
(2) Setiap surat yang dikeluarkan oleh majelis wakil cabang harus memberikan tembusan kepada pengurus cabang.
(3) Setiap surat yang dikeluarkan oleh pengurus cabang harus memberikan tembusan kepada pengurus wilayah dan pengurus besar.
(4) Setiap surat yang dikeluarkan oleh pengurus wilayah harus memberikan tembusan kepada pengurus besar.
(5) Setiap surat yang dikeluarkan oleh Pengurus Harian Tanfidziyah harus memberikan tembusan kepada Rais Aam/Rais Syuriyah.
(6) Setiap surat yang dikeluarkan oleh Lembaga dan Badan Otonom, harus memberikan tembusan kepada pengurus Nahdlatul Ulama sesuai dengan tingkatannya.
(7) Setiap surat yang dikeluarkan oleh Badan Khusus, harus memberikan tembusan kepada Pengurus Besar Nahdlatul Ulama.
(8) Setiap surat yang ditandatangani oleh selain mandataris harus memberikan tembusan kepada mandataris.
(9) Kepanitiaan yang dibentuk oleh Pengurus Nahdlatul Ulama tidak dapat mengeluarkan surat.
(10)Pengaturan lebih lanjut mengenai korespondensi dalam kepanitiaan diatur oleh Pengurus Besar Nahdlatul Ulama.

BAB IV - Penerbitan, Distribusi Dan Penyimpanan Surat

Pasal 14

(1) Penerbitan surat pada tingkat Pengurus Besar, Pengurus Wilayah, dan Pengurus Cabang Nahdlatul Ulama diselenggarakan melalui platform Digdaya Persuratan.
(2) Penerbitan surat pada tingkat Lembaga Pengurus Besar, Pengurus Wilayah, dan Pengurus Cabang Nahdlatul Ulama diselenggarakan melalui platform Digdaya Persuratan.
(3) Tahapan implementasi penerbitan surat dan tata kelola persuratan secara digital melalui platform Digdaya Persuratan ditetapkan oleh Pengurus Besar Nahdlatul Ulama.
(4) Setelah adanya penetapan Pengurus Besar Nahdlatul Ulama sebagaimana dimaksud Ayat
(3), maka semua surat yang tidak diterbitkan melalui platform Digdaya Persuratan dinyatakan tidak sah.
(5) Ketentuan lebih lanjut mengenai penerbitan surat melalui platform Digdaya Persuratan akan diatur lebih lanjut dalam Peraturan Pengurus Besar Nahdlatul Ulama.

Pasal 15

(1) Setiap surat masuk harus diunggah ke dalam platform Digdaya Persuratan untuk dapat ditindaklanjuti.
(2) Pemberian disposisi dilakukan oleh fungsionaris Pengurus Nahdlatul Ulama sesuai tingkat dan kewenangannya.
(3) Ketentuan lebih lanjut mengenai surat masuk dan disposisi surat akan diatur lebih lanjut dalam Peraturan Pengurus Besar Nahdlatul Ulama.

BAB V - Kelengkapan Administrasi

Pasal 16

(1) Setiap pengurus Nahdlatul Ulama wajib memiliki kelengkapan administrasi sebagai berikut:

a. Buku Agenda Surat Keluar dan Masuk; b. Buku Ekspedisi; c. Buku Notulensi Rapat; d. Buku Tamu;

e. Buku Daftar Inventaris; f. Buku Kas; g. Buku Agenda Kegiatan Harian; dan h. Buku Induk Anggota.

(2) Kelengkapan Administrasi sebagaimana dimaksud pada Ayat
(1) dapat berupa buku manual dan/atau digital.
(3) Ketentuan lebih lanjut mengenai kelengkapan administrasi akan diatur lebih lanjut dalam Peraturan Pengurus Besar Nahdlatul Ulama.

BAB VI - Ketentuan Penutup

Pasal 17

(1) Peraturan Perkumpulan ini adalah perubahan dari Peraturan Perkumpulan Nahdlatul Ulama Nomor 15 Tahun 2022 tentang Pedoman Administrasi.
(2) Ketentuan peraturan yang bertentangan atau tidak sejalan dengan peraturan perkumpulan Nahdlatul Ulama ini dinyatakan tidak berlaku.
(3) Hal-hal yang belum diatur dalam Peraturan Perkumpulan Nahdlatul Ulama ini akan diatur kemudian dalam Peraturan Pengurus Besar Nahdlatul Ulama.
(4) Peraturan Perkumpulan Nahdlatul Ulama ini berlaku sejak tanggal ditetapkan. Ditetapkan di : Jakarta Tanggal : 7 Sya’ban 1446 H 6 Februari 2025 M